Dlaczego pomiar wyników jest kluczem do sukcesu? Znaczenie KPI w biznesie

Dzisiaj chcielibyśmy opowiedzieć Ci trochę o potędze kalkulacji. Jak już wiesz, za absolutnie kluczowe dla powodzenia biznesu uważamy systematyczne liczenie. Biznes to twarda gra, jej podstawą są liczby i ich sumy, z którymi się nie dyskutuje – plus to plus, więc rozwój, przyszłość i perspektywy, minus to minus, wtedy najpierw dokładasz, dopóki starczy Ci oszczędności, a po dłuższym czasie, gdy wyczerpiesz dodatkowe źródła, tracisz wszystko i dobrze, jeśli zostajesz z niczym, a nie z długami.

Dla doświadczonych menedżerów i specjalistów zarządzania to oczywiste – wyliczenia, kalkulacje, aktualne bilanse w każdym możliwym aspekcie i pod różnymi kątami, pozwalają na rzetelną ocenę sytuacji firmy i jej efektywności biznesowej oraz - w razie potrzeby – szybką reakcję, a także dobór adekwatnych narzędzi optymalizujących koszty/dochody/procesy.

KTO TO POWIEDZIAŁ?

Nie będziemy przypisywać sobie cudzych zasług, jesteśmy jednak pilnymi uczniami. Powiedzenie „Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” powszechnie przypisuje się Peterowi Druckerowi. Znamienne, że proste słowa poparte autorytetem Wielkiej Osoby zyskują Potęgę. A czy w zarządzaniu można podeprzeć się lepszym autorytetem? Dla nas i z pewnością większości doświadczonych menedżerów, odpowiedź jest przecząca.

Peter Drucker był najwybitniejszym myślicielem i teoretykiem zarządzania XX wieku, wykładowcą akademickim, ekspertem w zakresie procesów zarządzania i organizacji, a przy tym fascynatem wolontariatu i organizacji non profit. Podkreślał wagę zaangażowania pracownika i jego wiedzy dla sukcesu całej firmy. Jego książki i artykuły do dziś są aktualne i inspirujące, niczym Biblia dla kolejnych pokoleń menedżerów. Więc ok, Drucker był postacią wybitną, wiedział jak mało kto, jak zarządzać efektywnie, ale według Instytutu Druckera słowa takie nigdy z ust Druckera nie padły, zamiast tego powiedział:  

„Dopóki nie ustalimy, co ma być mierzone i jaka będzie miara pomiaru na danym obszarze, sam obszar nie będzie widoczny.”

DRUCKER MÓWI – LICZ! 

By daleko nie szukać inspiracji rzekomym hasłem Duckera, na gruncie polskim hasło „Nie mierzysz, nie zarządzasz” to tytuł jednego z podrozdziałów książki „Biznes. Po prostu” Leszka Czarneckiego. Tak, tego Leszka Czarneckiego, któremu w ostatnich latach, jak mówi młodzież „coś nie pykło” i teraz jedni są mu wdzięczni, bo się dorobili, inni też zaufali i stracili wszystko. Tak czy siak jedno jest pewne, wykreował sukces i majątek, o jakim większość firm w Polsce może marzyć. Na finał spuśćmy zasłonę milczenia… 

Wróćmy lepiej do wiedzy i przesłania postaci, która podkreślała wagę kalkulacji i „trzymania się” wyników. Pozwól, że przytoczymy jeszcze jeden cytat Petera Druckera, pochodzący z 1998 roku:

„Ani ilość, ani plan minimum nie są same z siebie odpowiednią miarą osiągnięć zarządzających i przedsiębiorstwa. Pozycja rynkowa, innowacja, produktywność, rozwój pracowników, jakość i wyniki finansowe - wszystkie te czynniki są kluczowe dla osiągnięć firmy, a właściwie to dla jej przetrwania. W tym sensie przedsiębiorstwo jest jak istota ludzka. Tak samo, jak nam potrzebne są różne miary do oceny naszego zdrowia i naszych jako osoby - osiągnięć, potrzebne nam - są różne miary dla przedsiębiorstwa. Jego osiągnięcia to jego istota i istota zarządzania; trzeba je mierzyć - lub przynajmniej oceniać i wciąż doskonalić.”

MY MÓWIMY – LICZ!

Czyli Twoja firma to jeden organizm, system naczyń połączonych. Jeśli chcesz o nią dbać, musisz mieć pod kontrolą liczne aspekty – składowe budżetu, przygotowanie merytoryczne kadry, wyposażenie jej w adekwatny do potrzeb sprzęt, amortyzację narzędzi… To tak, jak dosłownie trzymasz rękę na pulsie, jeśli chodzi o Twoje zdrowie – mierzysz ciśnienie krwi, poziom cukru czy cholesterolu… Mierzysz, sprawdzasz, więc wiesz, że dzieje się coś, co potrzebuje poszukania rozwiązań – może potrzebna jest zmiana trybu życia, suplementacja diety lub wizyta u specjalisty. Zdajesz sobie sprawę z potrzeby systematyki badań. Czy wiesz, że równie systematycznie powinieneś sprawdzać kondycję firmy?

Dla Twojej firmy lekarzem pierwszego kontaktu jesteś Ty! Ty musisz zbierać przesłanki, monitorować, czy wszystkie składowe działają spójnie, czy budżet się bilansuje, czy realizacja idzie zgodnie z planem, czy pracownicy wykonują należycie powierzone im obowiązki. Nawet każda pojedyncza oferta usługi czy towaru, będąca składową wyników Twojego biznesu, powinna być skalkulowana całościowo i zgodnie z bieżącymi realiami. Sam dobrze wiesz, że przy obecnej inflacji i zawirowaniach na światowych rynkach, oferta skalkulowana rok temu ma się nijak do dzisiejszych cen produktów, energii, kosztów pracy itd. Czy jesteś pewny, że Twoja aktualna oferta generuje adekwatne do kosztów zyski? Jak często ją sprawdzasz/aktualizujesz?

Oczywiście, możemy sobie wyobrazić sytuację, gdy w ramach promocji, która ma na celu pozyskanie nowego klienta i zapoznanie go z Twoją ofertą sprzedajesz swój produkt poniżej kosztów wytworzenia. Jednak, jeśli będzie to Twoja stała praktyka, to szybko odbije się to na całościowych wynikach finansowych. Jeśli firma „jedzie” na minusie, to nie spełnia swojej ekonomicznej racji bytu – nie generuje zysków, a straty, powoli się zwija, nie ma w niej środków, by inwestować, rozbudowywać ofertę, stawiać czoła konkurencji. Czy systematycznie śledzisz rentowność Twojej firmy? Czy widzisz miejsca, które przydałoby się zoptymalizować?

OD GROSZA DO MAJĄTKU

Powszechnym jest pogląd, że największych majątków dorobili się ludzie, którzy cenią każdego grosza/centa, którzy u podwalin swojego biznesu położyli rozsądną kalkulację. Posłużymy się jeszcze jednym cytatem (obiecujemy – to dziś już ostatni), którego autorem jest polski pisarz i fotografik, a jednocześnie absolwent ekonomii i doktor prawa Andrzej Majewski:

„Człowiek biedny ceni sobie każdą złotówkę, bogaty – każdy grosz.” 

Wierzymy, że to nie są puste frazesy. Budżet firmy to składowa wielu wydatków i kosztów, miesiąc w miesiąc… a Twoje produkty? Wyobraź sobie, że sprzedajesz dziennie tysiąc małych śrubek, na każdej zyskujesz grosz. Myślisz sobie - co to jest grosz? Więc policz. Tysiąc groszy to 10 zł dziennie. Ile to w ciągu miesiąca, ile w skali roku? Wolisz te pieniądze zarobić czy stracić? I tak te małe śrubki kręcą dużym interesem. A może sprzedajesz znacznie więcej małych śrubek i to w różnych rodzajach? A może każda śrubka z Twojego asortymentu jest dużą śrubą i zarabia więcej? Skalkuluj ofertę i to, czy przynosi ona Twojej firmie zyski!

A może myślisz, że przesadzamy, gdy wśród naszych produktów widzisz, że chcemy zachęcić Cię również do skalkulowania swoich kompetencji? Więc wracamy do Druckera i „rozwoju pracownika”, czy jesteś właścicielem czy menedżerem lub doradcą klienta, jesteś częścią tej firmy, wzrost Twoich umiejętności to biznesowa wartość dodana!

Więc jak? „Zmierzysz się” z nami?